Mirando hacia el futuro, es evidente que la gestión documental seguirá evolucionando a medida que las organizaciones se adapten a nuevas tecnologías y formas de trabajo. Tendencias como la inteligencia synthetic y el aprendizaje automático comienza a desempeñar un papel importante en la manera en que se gestionan los documentos.
Reducción de costos: Cuando se realiza digitalmente, la gestión de documentos reduce el espacio fileísico requerido para el almacenamiento y disminuye los costos asociados con el mantenimiento de archivos fileísicos.
Privacidad y Brechas de Seguridad: Los proveedores de la nube pueden acceder a tus datos y archivos, lo que puede generar preocupaciones sobre la privacidad. Aunque la mayoría de los proveedores aplican medidas de seguridad, las brechas aún pueden ocurrir.
Gestión documental La elección de un sistema de gestión documental en el sector sanitario Un healthcare facility o ambulatorio acumula miles de documentos diariamente. ¿Hay sistemas de gestión documental específicos para el sector sanitario?
Ahora que conoces la importancia de una buena gestión documental, y los peligros de descuidarla, es hora de conocer las mejores herramientas para poner en práctica este Manage.
Las organizaciones carecen de los mismos recursos para invertir en infraestructura de seguridad. Elegir al socio adecuado para una gestión documental en la nube es la clave para evitar las preocupaciones sobre posibles infracciones.
Según una encuesta realizada por Perforce, el 81% de los trabajadores de oficina ha trabajado alguna vez en la versión incorrecta de un documento. Teniendo en cuenta que un documento realizado por un grupo de trabajo puede ser modificado infinidad de veces, controlar las diferentes versiones puede resultar complicado.
Los correos electrónicos y archivos adjuntos pueden indexarse y almacenarse en el archivador directamente desde tu bandeja de entrada.
La nube prevalece como una alternativa rentable ya que elimina la documentos digitales necesidad de inversiones en infraestructura interna, un largo tiempo de espera para comprar e instalar components y software, y recursos continuos asociados con la actividad de mantenimiento.
Una vez seleccionado el DMS adecuado, es crucial planificar cuidadosamente su implementación y establecer un presupuesto realista:
Descubre cómo Requordit puede simplificar la gestión documental de tu empresa y mejorar la productividad de tu equipo.
Los flujos de trabajo digitales crean un flujo lógico de procesos, asignan tareas y designan sustitutos en caso de que un empleado no esté disponible.
Los documentos llegan a la empresa en forma de papel y también en formato electrónico. Una factura que viene por correo ordinario es obviamente un documento en papel que se puede leer y contabilizar. Sin embargo, esa factura probablemente comenzó con un pedido de la empresa. Ese pedido podría ser un registro electrónico y eso significa que tenemos dos documentos relacionados que deben mantenerse referenciados, y que sin embargo, son muy diferentes en la forma en que se almacenan.
La integración exitosa garantiza que los datos y la información fluyan sin problemas entre los diferentes sistemas, lo que permite una mayor eficiencia y colaboración en toda la organización. Es importante trabajar en estrecha colaboración con los equipos de TI y los proveedores de software para garantizar una integración exitosa y sin problemas.